Как провести Exit Interview + подборка вопросов

Что нужно сделать при увольнении сотрудника? Расчитать? Передать его обязанности другому специалисту? Закрыть доступы к корпоративной почте и другим рабочим системам? Конечно, – это все этапы оффбординга. Но сегодня мы поговорим о таком важном процессе в увольнении как проведение Exit-интервью. 

Мы обсудим, что такое Exit-интервью, какие цели его проведения, причины, почему нельзя его игнорировать, а также поделимся с вами гайдом для организации прощального собеседования, анти-чек-листом и подборкой вопросов. Будет интересно 😉

Цели и понятия. Что такое Exit-интервью и для чего вообще его проводить

Exit Interview или выходное интервью, оно же прощальное – это беседа HR-менеджера, руководителя или тимлида с сотрудником, который увольняется. 

Цель проведения Exit-интервью – не просто попить чай и поговорить с сотрудником. Его цель – получить как можно больше информации о том, что сотруднику нравилось в компании, с чем были трудности, возможно, у него возникали конфликты в команде или были не выстроены процессы. 

Выходное интервью помогает получить необходимую информацию не только о сильных сторонах компании, но и её зонах развития. Именно Exit-интервью дает HR-отделу и руководству возможность получить самую честную обратную связь, поскольку, в большинстве случаев, когда сотрудники уходят, они откровенно говорят обо всем, что им нравилось, а что не очень. 

Еще одна цель проведения Exit-интервью – сохранение лояльности специалиста к компании. Все говорят о важности первого впечатления, но не стоит забывать о последнем. Именно от последнего впечатления и того, как вы расстанетесь с сотрудником, зависит, захочет ли он когда-то вернуться в компанию работу или же стать её клиентом. Расставаться в любом случае нужно как взрослые люди без взаимных оскорблений и обид. 

Удачное Exit-интервью: пошаговый алгоритм 

Чтобы Exit-интервью не стало просто беседой обо всем да ни о чем и у вас получился структурный, содержательный диалог, из которого вы получите нужную информациию, важно системно подходить к этому процессу. Мы подготовили для вас небольшую поэтапную шпаргалку.

Шаг №1. Определитесь с интервьюером

Проводить выходное интервью может как HR, так и руководитель, но последний вариант встречается реже. Несмотря на то, что руководитель и подчиненный часто общаются, доверительной беседы у них скорее всего не получится. Ведь часто сотрудники уходят даже не с компании, а от своего руководителя. 

Гармоничное Exit-интервью, которое проводит руководитель, может получиться в небольших стартапах, когда CEO знает задачи и процессы чуть ли не каждого специалиста. В таком случае он может провести выходное собеседование, а сотрудники почувствует свою ценность. 

В любом случае лучше, чтобы Exit-интервью проводил HR. С ним у сотрудника не было отношений «руководитель-подчиненный» поэтому информацию скрывать не будет никакого смысла.

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Спасибо!

Вы подписаны!

Шаг №2. Выберите место, назначьте время и дату 

Exit-интервью должно быть последним этапом в оффбординге. В таком случае компания и бывший сотрудник уже не зависят друг от друга. Теперь насчет места, даты и время. 

Место. Там, где вас никто не услышит, где спокойно и можно расслабиться. Оптимальный вариант – митинг рум, где вам никто не помешает.

Время и дата. Exit-интервью лучше не проводить в спешке и заранее запланировать минимум час времени на беседу и назначить встречу. Оптимально, когда интервью проводится за день или два до ухода специалиста. Удобно это можно сделать в системе HURMA. Вы сможете выбрать дату и время проведения, после чего и вы, и сотрудник получите уведомление о назначении встречи. 

Шаг №3. Подготовка вопросов 

Заранее подготовленные вопросы помогут вам систематизировать процесс и во время беседы придерживаться четкого плана. Команда Hurma проанализировала подборку вопросов к Exit-интервью AIHR и адаптировала её под нашу аудиторию. 

Для большего удобства, мы разделили подборку на пять категорий.

1. Вопросы о сотруднике
2. Вопросы о рабочих процессах
3. Вопросы о корпоративной культуре компании
4. Вопросы об офисе и его удобстве
5. Вопросы о технологиях и оборудовании в работе

Перечисленные ниже вопросы могут соответствовать сразу нескольким категориям или же не подходить под процессы в вашей компании. Например, если вы работаете удаленно, вам точно будет ни к чему блок вопросов об офисе и его удобстве. Поэтому вопросы из нашей подборки следует выбирать исходя из потребностей компании. 

Вопросы о сотруднике

1. Почему вы начали искать новую работу?

Ответы на этот вопрос будут сильно отличаться, но со временем и накоплением вы сможете выделить наиболее частые причины. Это поможет вам предотвращать уход специалистов. Предупрежден, значит вооружен.

2. Что сподвигнуло вас уйти?

Сначала может показаться, что этот вопрос аналогичен первом, но это не так. Причина, по которой человек хочет сменить работу не всегда является причиной его ухода. 

Например, пассивные кандидаты. Сами они работу не ищут, но если рекрутер сможет их заинтересовать и предложит крутые условия – они могут уйти. 

3. Какие у вас были отношения с менеджером?

Как мы уже упоминали выше, сотрудники уходят от руководителей, а не из компании. Этот вопрос поможет вам выявить закономерность, если, например, несколько сотрудников в короткое время ушли от одного менеджера. 

4. Как проходила ваша адаптации, когда вы к нам присоединились?

Адаптация – период, когда закладываются основы в отношениях сотрудника и работодателя. Exit-интервью – отличный способ узнать о сильных и слабых сторонах процесса онбординга в компании. 

5. Кто из сотрудников компании работает с наибольшей отдачей и вовлеченностью?

Ответы на этот вопрос дадут возможность понять, на кого из сотрудников следует обратить внимание и развивать их лидерские качества. 

6. Вы бы порекомендовали компанию своим друзьям, которые находятся в поиске работы?

Бывшие сотрудники могут как улучшить, так и ухудшить репутацию компании. Соискатели всегда смотрят на отзывы бывших сотрудников о компании и считают их самым надежным источником информации. Прислушивайтесь к ответам и делайте выводы. Если сотрудники всегда утверждают, что не хотели бы советовать компанию знакомым – пора задуматься и найти причины этому.

7. Рассматриваете ли вы возможность снова работать с нами через некоторое время?

При увольнении люди не всегда хотят уходить из компании. Возможно, они переезжают или хотят больше возможностей для роста, но это не значит, что в будущем они не задумаются о возращении. Задайте этот вопрос и дополнительно узнайте, какие факторы нужно изменить, чтобы сотрудник вернулся. 

Вопросы о рабочих процессах

8. Оправдала ли работа ваши ожидания? Если нет, то почему?

Очень важный вопрос, особенно, для компаний с высокой текучестью сотрудников, которые увольняются в первый год работы. Возможно, вам нужно проработать описание вакансии и писать в нем только то, что действительно будет делать человек. Или же во время интервью многие моменты сглаживались, из-за чего и возникло ощущение «ожидание-реальность».

9. Сходятся ли обязанности, которые у вас были с обязанностями, которые были указаны в вакансии?

Ответ на этот вопрос даст возможность понять, как сильно ваш реальный рабочий процесс отличается от того, что вы указываете в вакансии. Отличаться могут не только обязанности, могут добавляться новые навыки, компетенции, задачи.

10. Какими качествами точно должен обладать человек, который придет на ваше место?

С помощью этого вопроса вы сможете оптимизировать свой процесс найма и указать в требованиях качества, необходимые для работы. 

11. Что больше всего вам нравилось в работе и наоборот?

По мере сбора данных вы сможете выделить на конкретных позициях факторы, которые нравятся сотрудникам и наоборот. 

12. Были ли у вас в работе четкие цели и задачи?

Ответ может многое сказать об управлении командами. Если сотрудник действительно понимал цели, которые перед ним стояли, задачи – вы можете похвалить его руководителя. Если же специалист просто плыл по течению и на интуитивном уровне все понимал, тогда стоит подумать о разговоре с его менеджером.

Вопросы о корпоративной культуре компании

13. Как бы вы описали корпоративную культуру компании?

Ответы на этот вопрос и характеристика корпоративной культуры компании от сотрудников поможет вам улучшить бренд работодателя. 

14. Что мы делаем и не делаем для улучшения компании?

Ответы будут отличаться, но главные повторяющиеся факторы стоит запомнить и использовать в работе. 

15. Чувствовали ли вы свою ценность в компании?

Все хотят, чтобы их усилия отмечали, хвалили. Хотят получать признание и чувствовать себя важной составляющей команды. Отсутствие признания заслуг сотрудника может подтолкнуть его к смене места работы.

16. Что вам не нравится в корпоративной культуре компании?

Внимательно слушайте ответы на эти вопросы. Если несколько сотрудников отметят, что у вас токсичная корпоративная культура, стоит пересмотреть процессы. 

Вопросы об офисе и его удобстве

17. Что вам больше всего нравится и не нравится в офисе?

Отличная возможность услышать правдивую информацию о том, что нравится и не нравится сотрудникам и улучшить свой офис. К тому же, положительные моменты вы можете занести в EVP и использовать для привлечения новых талантов. 

18. Что по вашему мнению нужно обязательно или добавить?

Конечно, что возможно, а что нет зависит от бюджета компании. Но собирать отзывы людей очень полезно, особенно, учитывая, что ожидания от обустройства офиса все больше и чаще меняются. 

19. Устраивал ли вас гибкий график и возможность выбора где работать: дом, офис

Во время пандемии COVID-19 многие компании вовсе работали дистанционно, а некоторые предоставляли возможность сотрудникам самим выбирать, где им работать. Именно это и стало для многих людей важнейшим фактором. Поэтому на Exit-интервью не лишним будет спросить у специалиста, все ли устраивало его в графике работы.

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Спасибо!

Вы подписаны!

Вопросы о технологиях и оборудовании в работе

20. Достаточно ли у вас было инструментов и техники для эффективного выполнения задач?

Полученные ответы используйте для оптимизации внедрения новых технологий и обновления оборудования. Если многие специалисты укажут на необходимость замены техники, возможно, стоит к ним прислушаться. 

21. В начале сотрудничества с нами, вам было легко ориентироваться в системах и приложениях, которые мы используем в работе?

Вопрос на определения UX (пользовательского опыта). Именно он играет решающую роль в скорости и качестве адаптации новых сотрудников, а также в удобстве работы. 

22. Насколько вы были удовлетворены инструментами, которые вы использовали для общения с коллегами дистанционно: мессенджеры, видеозвонки, документы и т.д.?

Во времена, когда удаленная работа – больше норма, чем поездки в офис, отличная работа софта считается очень важным фактором. Узнайте, сталкивались ли специалисты с трудностями во время коммуникации и подумайте, как их исправить (если они есть). 

23. Довольны ли вы техникой, которую вам предоставила компания: ноутбук, телефон и т.д.?

Важно помнить, что сотрудники взаимодействуют с техникой каждый день и от того, как быстро она работает, зависит и их продуктивность. Поэтому спрашивайте и узнавайте, какой бы техникой хотели пользоваться сотрудника. Ну и отталкивайтесь от бюджета, конечно.

Подборка взята из материалов AIHR. Перевела и адаптировала команда HURMA. 

Шаг №4. Обработка результатов

Мало просто собрать информацию, важно уметь её анализировать и на этой основе делать выводы. Главная задача HR-специалиста после проведения Exit-интервью и увольнения сотрудника – обсуждение результатов с руководителем отдела или тимлидом. На этом этапе нужно предоставить ему обратную связь, рассказать о причинах, из-за которых уходят сотрудники, отметить сильные стороны в управлении командой.

С помощью этой беседы руководитель поймет, какие управленческие качества ему нужно развить или доработать, чтобы люди из команды уходили как можно реже. 

Почему нельзя игнорировать Exit Inerview: 4 причины

Exit-интервью – это важно. И вот почему:

1. Выявление проблем. Сотрудники, которые уходят из компании, честно расскажут о проблемах в рабочих процессах, различных мешающих факторах, поскольку они не будут бояться, что критика навредит их карьере. Эта информация помогает глубже взглянуть на корпоративную культуру компании и построение процессов.

2. Улучшение и поддержание бренда работодателя. Exit-интервью – отличная возможность оставить у бывшего сотрудника хорошее впечатление о компании. Открытый диалог покажет, что компания может принимать критику, умеет признавать ошибки и демонстрирует готовность к совершенствованию. Если HR внимательно выслушает сотрудника, выразит признательность за работу, у человека останутся только хорошие воспоминания о сотрудничестве. 

3. Определение возможностей для развития сотрудников. Если в компании проблемы с карьерным ростом и профессиональным развитием сотрудников, Exit-интервью может осветить эти проблемные зоны. 

4. Понимание проблем в компенсациях и льготах. Недостаточная компенсация – частая причина ухода специалистов из компании. На выходном собеседовании вы сможете узнать, скольких сотрудников не устраивает финансовая сторона и для кого это стало решающим фактором, чтобы уйти на новое место работы. 

Вуаля! Всего 5 простых шагов и Exit-интервью будет провалено, а человек вряд ли когда-нибудь захочет вернуться в компанию.

Не прощаемся, а говорим «до свидания»

Именно в таком ключе должно проходить Exit-интервью, вне зависимости от того, уходит ли сотрудник по собственному желанию или же увольнение происходит из-за недостаточной квалификации человека. Главная задача, которая стоит перед HR-специалистом – построить доверительную беседу, чтобы сотрудник честно рассказал о своем впечатлении от работы и дать понять специалисту, что он всегда сможет вернуться в компанию.